Звіт про роботу архівного відділу за 2017 рік

Пріоритетними напрямками роботи архівного відділу у звітному році визначено реалізацію місцевої програми розвитку архівної справи, здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього;  впровадження в роботу нових Правил роботи архівних установ України; поліпшення матеріально-технічної бази архівних установ.

Для забезпечення збереженості документів сільських та селищних рад підготовлено доповідну записку (14.02.2017 № 17/12-9) голові районної державної адміністрації щодо виділення коштів для придбання стелажів, картонажних коробок, копіювально-множувальної техніки. Відповідно було внесено зміни до Програми розвитку архівної справи в районі на 2013-2017 роки (розпорядження голови РДА від 24.05.2017 №160, затверджено рішенням № 336 від 30.06.2017  ХХІ сесії УІІ скликання ) про виділення 50тис. грн.. для придбання стелажів та картонажних коробок.

Підготовлено листи 4 установам про упорядкування документів (Хрестівська школа, Чаплинський районний центр зайнятості, профспілковий комітет працівників АПК, управління Державної казначейської служби України у Чаплинському районі).

За   2017 рік проведено 11 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуто питання схвалення інструкцій з діловодства та положень про архівний підрозділ установ, організацій району, розглянуті описи справ та акти про вилучення до знищення документів, не внесених до складу НАФ, на упорядковані документи, номенклатури справ на 2017 рік. Три засідання проведено за участю відповідального за діловодство відділу освіти, молоді та спорту Чаплинської селищної ради, секретаря Хрестівської, Григорівської  сільських рад.

Проведено заходи щодо поліпшення умов зберігання та раціонального розміщення документів у сховищах архівного відділу, а саме: закартановано1616 од. зб., надруковано та наклеєні 178 ярликів.  Ведеться контроль температурно-вологісного режиму  у сховищах, здійснюється знепилювання стелажів та картонажів. Продовжується перевірення наявності документів відповідно до Регіональної програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ, цей показник виконано на 113% (здійснено перевірку у 5 фондах в.т.ч. 2 фондах з кадрових питань (особового складу).   Втрачених та не облікованих документів не виявлено. Складено акт та аркуш перевірення, акт про технічні помилки.

У поточному році на державне зберігання надійшло 1616 од. зб. на паперовій основі, у т. ч. 1598 од. зб. управлінської документації, 18 од.зб. особового складу.

Прийнято 2 фонди: комунальна установа «Централізована бухгалтерія по обслуговуванню закладів культури» Чаплинської районної ради, управління ветеринарної медицини у Чаплинському районі.

Поповнено  35фондів архівного відділу.

Поряд з документами на паперовій основі на державне зберігання надійшло 15 од. обл. (15 од. зб.) фотодокументів.

Архівним відділом надана методична і практична допомога у розробленні та вдосконаленні номенклатури справ 8 установам (986 заголовків),5 інструкції  з діловодства, у впровадженні 5положень про ЕК,  5 положень про архівні підрозділи, описи справ постійного терміну зберігання та   описи з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення – 27 установам.

Протягом звітного періоду працівниками архіву , згідно з планом, провели 2  комплексні  перевірки

– Хлібодарівська  сільська рада

– Чаплинська районна спілка споживчих товариств.

Проведено2 тематичних  перевірок:

-Долинська сільська рада

–  Червонополянська сільська рада

Протягом вересня 2017 року в приміщені архівного відділу райдержадміністрації проведено 4 наради-навчання з секретарями сільських, селищних рад (діловодів) об’єднаних територіальних громад на тему «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах та їх підготовка до передавання на архівне зберігання».

Всього взято участь в нарадах 27 слухачів.

Підготовлено ініціативні інформації:

– до 55 річчя заснування управління сільського господарства.

Для учнів пришкільного табору відпочинку Чаплинської школи №3  проведено оглядову екскурсію. Всього присутніх було 26 учнів.

Підготовлено дві  статті  до районної газети:

– Аналітична довідка про стан роботи архівного сектору з питань забезпечення реалізації конституційного права громадян на отримання інформації»    (№4 від 26.01.)

– «Передача документів до архіву –важлива складова ліквідації підприємства» (№ 24 від 15.06.).

На договірних засадах упорядковано документи 16 установ. План упорядкування управлінської документації постійного зберігання виконано на 273%, з особового складу 315%.

Архівним відділом виконано 254  тематичних запитів (при плані 70),  із них 244 – позитивних. На платній основі виконано 71 запит (2992грн) . Протягом 2017 року до архівного відділу надійшло і виконано 1524 запитів соціально-правового характеру із них 1523  позитивних.

 

 

Поширити через...
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

Інші статті

Leave a Comment