Про роботу архівного відділу в 2019 році

Впродовж 2019 року архівним відділом райдержадміністрації вживались певні заходи щодо забезпечення збереженості архівних документів та їх обліку, планові показники виконано по всіх основних напрямках діяльності. Проводилась робота по здійсненню заходів щодо виконання законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про звернення громадян» та інших нормативних і правових актів, що регулюють роботу з питань діловодства та архівної справи.

В районі проведена певна робота і вживаються заходи щодо забезпечення умов гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду. Всіма сільськими, селищними радами району делеговано власні повноваження на централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території сільських, селищних рад, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.       В архівному відділі райдержадміністрації на сьогоднішній день зберігається 101 фонд загальною кількістю 22077 справ за 1944 – 2017 роки, які внесені до описів. З них 2276 справи періоду незалежності України.

У 2019 році до архівного відділу надійшло 481 одиниці постійного зберігання по 21 фондах.

Архівним відділом здійснюється робота з формування Національного архівного фонду, науково-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, в яких утворюються документи Національного архівного фонду.

Відповідно до плану розвитку архівної справи в районі протягом 2019 року архівним відділом забезпечено приймання справ управлінської документації.

Архівний відділ здійснює облік роботи з джерелами комплектування: заповнюються паспорти архівних підрозділів, заведені наглядові справи, які містять документи, що характеризують стан роботи архівів, експертних комісій установ.

Усіма юридичними особами – джерелами формування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу райдержадміністрації, впроваджено: положення про архів відповідно до Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 (із змінами) та призначено відповідального за архів, інструкцію з діловодства та внесено зміни до положення про експертні комісії відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 02 листопада 2015 року № 2163/5 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів»; в установах є номенклатура справ погоджена з експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації та експертно-перевірною комісією Державного архіву Херсонської області.

Начальником архівного відділу в 2019 році надавалась методична та практична допомога відповідальним за діловодство та архів підприємств, установ та організацій з метою підвищення їх кваліфікації з питань забезпечення збереженості документів, підготовки нормативно-методичних документів юридичної особи, складання номенклатур справ, роботи експертних комісій, упорядкування архівних документів.

Протягом 2019 року проведено 11 засідань експертної комісії, на яких розглядались номенклатури справ, описи справ документів постійного строку зберігання, з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; інструкція з діловодства.

Архівним відділом райдержадміністрації впродовж 2019 року проводилась відповідна робота по використанню інформації документів, що знаходяться в них на зберіганні, шляхом виконання тематичних та соціально-правових запитів, що надходили від  юридичних  і  фізичних  осіб.  У  2019  році  до  архівного  відділу надійшло 1610  соціально-правових   та   111  тематичних  запитів.   Всі  тематичні  запити  та 1435 запитів соціально-правового характеру виконано з позитивним результатом, 175 – надано роз’яснювальну відповідь в установлений законодавством термін.

Протягом звітного періоду підготовлено 4 виставки:

– в рамках відзначення Дня працівників архівних установ. Виставка представлена архівними документами з історії архівної справи на Херсонщині та документи, що поповнили надходження архіву у рамках акції «Подаруй архіву документ» (приміщення архівного відділу, експонувалось 25 документів).

– до 100-річчя проголошення Акта злуки УНР і ЗУНР (в приміщені відділу, представлено 12 копій документів з мережі інтернет).

– до Дня Незалежності (в приміщені відділу, представлено 18 копій документів з мережі інтернет),

– до дня пам’яті жертв голодоморів в Україні.

Проведено оглядову екскурсію для учнів 5-6 класів школи №3.

Підготовлено 4 статті, які розміщено на сайті районної державної адміністрації:

– до Дня Соборності «День Соборності як факт історичної єдності усіх поколінь України»,

– «Про роботу архівного відділу щодо забезпечення реалізації конституційного права громадян на отримання інформації»,

– до Дня Конституції,

– «28 років-двадцять вісім років Незалежності»,

– підготовлено календар знаменних дат району.

Архівний відділ здійснює контроль за станом діловодства та архівної справи в установах – джерелах формування Національного архівного фонду.

За звітний період архівним відділом, відповідно до плану розвитку архівної справи на 2019 рік, проведено 5 комплексних та 3 контрольних перевірок роботи архівів юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу райдержадміністрації, під час яких начальником архівного відділу надавалась методична і практична допомога відповідальним за архів та секретарям експертної комісії установ. За результатами перевірок складено довідки, які висвітлюють роботу експертної комісії та архіву установ, стан ведення діловодства.

Начальник архівного відділу  Тетяна ДОРОШЕНКО

Поширити через...
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email
Print this page
Print

Інші статті

Leave a Comment